Als Anwalt oder Anwältin hast du schon etliche Mandantengespräche geführt. Wahrscheinlich kennst du das Gefühl, wenn ein neuer Fall auf den Tisch kommt und du dich fragst, wie du die Mandantenaufnahme möglichst effizient und zielführend gestalten kannst. Denn die Erfahrung lehrt: Ein guter Start legt das Fundament für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit – und spart dir im Zweifelsfall nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.

In diesem Blogartikel geht es darum, welche Punkte bei der Mandantenaufnahme besonders wichtig sind und warum eine gründliche Vorbereitung auch spätere Konflikte abfedern kann.

1. Warum eine fundierte Vorbereitung so entscheidend ist

Du hast sicher schon erlebt, wie wertvoll eine gründliche Vorbereitung auf das erste Gespräch sein kann. Mandanten wollen spüren, dass ihr Anliegen ernst genommen wird und du bereits einen klaren Fahrplan im Kopf hast. Eine gute Vorbereitung bedeutet:

• Vertrauen schaffen: Wenn du die richtigen Fragen stellst und von Anfang an zeigst, dass du Bescheid weißt, hinterlässt du einen professionellen Eindruck.
• Effiziente Zeiteinteilung: Gut strukturierte Erstgespräche verlaufen deutlich schneller und strukturierter. So kannst du dich auf die Kernprobleme fokussieren.
• Weichenstellung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit: Ein schlechtes Erstgespräch kann dazu führen, dass später Missverständnisse aufkommen – und die sind schwer wieder auszubügeln.

Schon beim ersten Telefonat oder der ersten E-Mail lohnt es sich daher, die nötigen Daten abzufragen und den Mandanten oder die Mandantin auf die Bedeutung dieser Informationen hinzuweisen.

2. Alle erforderlichen Daten parat haben

Welche Daten brauchst du?

Grundsätzlich solltest du bereits vor dem ersten Treffen eine Liste führen, welche Angaben du mindestens benötigst. Das können sein:

• Persönliche Daten: Vollständiger Name, Anschrift, Geburtsname (falls relevant), Geburtsdatum und Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)
• Fallbezogene Daten: kurze Schilderung des Sachverhalts, vorhandene Dokumente (Verträge, Briefe, E-Mails), Aktenzeichen (sofern bereits vorhanden)

Warum sind diese Daten so wichtig?

• Schnelle Bearbeitung: Je mehr du bereits weißt, desto gezielter kannst du die nächste Schritte planen. So sparst du dir wiederholtes Nachfragen, was sowohl dich als auch den Mandanten Zeit kostet.
• Minimieren von Fehlern: Falsche oder unvollständige Daten führen zu Verzögerungen, wenn beispielsweise eine Vollmacht neu ausgestellt werden muss.
• Rechts- und Datensicherheit: Du musst sichergehen, dass du tatsächlich mit der richtigen Person sprichst und alle Informationen korrekt erfasst sind. Gerade im Hinblick auf Datenschutz und Identitätsfeststellung ist das ein wichtiger Punkt.

Ein Tipp: Sende dem Mandanten, wenn möglich, vorab ein kurzes Formular, in dem die wichtigsten Eckdaten erfragt werden. So können beide Seiten optimal vorbereitet in das Erstgespräch starten.

3. Der Ablauf der Mandantenaufnahme

Im Idealfall verläuft die Mandantenaufnahme in drei Schritten: Erstkontakt, Erstgespräch und die formale Mandatsvereinbarung.

3.1. Erstkontakt

Die meisten Mandate beginnen heute immer noch klassisch über das Telefon oder per E-Mail. Manchmal ist es auch ein Online-Kontaktformular auf deiner Kanzleiseite. Wichtig ist, hier bereits:

1. Freundlich und fokussiert aufzutreten.
2. Zentrale Eckdaten (Name, Anliegen, grobe Fallbeschreibung) zu erfragen.
3. Einen Termin für das ausführliche Beratungsgespräch zu vereinbaren.

3.2. Erstgespräch

Im persönlichen oder virtuellen Erstgespräch gilt es, den Sachverhalt im Detail zu klären.

• Erfasse die Fakten: Notiere dir alle relevanten Daten.
• Stelle gezielte Fragen: So erfährst du mehr über etwaige Fristen, bereits eingeleitete Schritte oder Dokumente.
• Verschaffe dir einen Gesamtüberblick: Manchmal tauchen erst hier Informationen auf, die entscheidend für die Bearbeitung sind.

Zeige zudem auf, wie du den weiteren Verlauf einschätzt und nenne erste Optionen – damit weiß dein Mandant, woran er ist.

3.3. Mandatsvereinbarung und Vollmacht

Hast du alle Fakten zusammen und stellst fest, dass die Zusammenarbeit zustande kommen soll, folgt der formale Part:

• Schriftliche Mandatsvereinbarung: Hier regelst du alle wesentlichen Punkte – Vergütungsvereinbarung, Umfang des Mandats und weitere juristische Aspekte.
• Vollmachtserteilung: Sie bildet die Grundlage deiner rechtlichen Handlungen.

Erkläre klar, welche Leistungen das Mandat umfasst und welche Kosten entstehen könnten. Ein offener Umgang mit den Kosten stärkt das Vertrauen und vermeidet unangenehme Überraschungen.

4. Wenn ein Mandat in eine andere Richtung läuft

Gründe für Veränderungen

Selbst wenn du alles richtig machst, kann es passieren, dass ein Mandat sich plötzlich anders entwickelt als gedacht. Dafür gibt es verschiedene Gründe:

• Unvorhergesehene Fakten: Manchmal kommen Dokumente zum Vorschein, die das komplette Bild verändern.
• Geänderte Erwartungshaltung: Der Mandant hatte vielleicht ganz andere Vorstellungen vom möglichen Ausgang des Verfahrens.
• Rechtliche Wendungen: Neue Urteile oder Gesetze können die bisherigen Strategien infrage stellen.

Was tun bei Unzufriedenheit?

Viele Konflikte entstehen, wenn Mandanten annehmen, der Anwalt oder die Anwältin hätte „Schuld“, weil das Ergebnis nicht ihren Vorstellungen entspricht. Doch nicht selten liegt das an Faktoren außerhalb deiner Kontrolle, etwa einer fehlenden Beweisgrundlage oder einer geänderten Rechtsprechung.

Kommuniziere offen und sachlich:

• Erkläre die Hintergründe der aktuellen Situation und weise auf die Risiken hin, die ihr in diesem Fall immer schon hattet.
• Zeige Alternativen auf, falls es Möglichkeiten gibt, die Strategie anzupassen.

Professionell reagieren

Natürlich kann es sein, dass sich das Mandat in einen Konflikt verwandelt, der nicht mehr lösbar scheint. Dann ist es manchmal besser, die Zusammenarbeit zu beenden. Wichtig ist dabei:

• Ein klärendes Gespräch anzubieten: Vielleicht lassen sich Missverständnisse aus dem Weg räumen.
• Sauberes Aktenmanagement: Halte alle Schritte und Gespräche schriftlich fest, sodass du belegen kannst, wie der Fall sich entwickelte.
• Vorbereitung einer fairen Trennung: Kannst du den Fall nicht weiterführen, weise den Mandanten auf die Möglichkeit hin, sich an einen anderen Kollegen zu wenden.

5. Tipps für eine reibungslose Zusammenarbeit

Klare Kommunikation

Gerade im stressigen Kanzleialltag geht Kommunikation gerne mal unter. Achte darauf, dass du den Mandanten regelmäßig auf dem Laufenden hältst. Eine kurze E-Mail mit dem aktuellen Stand oder ein schneller Anruf, wenn es Neuerungen gibt, reichen oft aus, um Vertrauen zu festigen.

Erwartungsmanagement

Nicht jede Rechtsfrage endet mit einem glasklaren Sieg. Mach deinem Mandanten von Anfang an deutlich, welche Chancen und Risiken bestehen. Die Kunst liegt darin, realistisch zu bleiben, ohne zu pessimistisch zu wirken.

Dokumentation

Halte alle wichtigen Punkte schriftlich fest. Zum einen erleichtert dir das die Arbeit, wenn du mehrere Fälle parallel betreust. Zum anderen dient es als Nachweis, dass du den Mandanten korrekt informiert hast, sollte es später zu Unklarheiten kommen.

6. Fazit

Eine strukturierte Mandantenaufnahme ist mehr als nur ein Pflichtprogramm. Sie ist das Fundament einer vertrauensvollen Zusammenarbeit und minimiert das Risiko späterer Konflikte. Wenn du bereits vor dem ersten Gespräch alle wesentlichen Informationen einholst und für den Mandanten transparent machst, was ihn erwartet, legst du den Grundstein für eine erfolgreiche Mandatsführung.

Denke daran: Auch wenn ein Mandat einmal nicht so läuft wie geplant, musst du das Gespräch suchen und transparent kommunizieren, warum sich die Lage geändert hat und was du (noch) tun kannst. Dieser offene und professionelle Umgang bleibt nicht nur dem Mandanten positiv in Erinnerung, sondern stärkt langfristig auch deine Reputation als Anwalt oder Anwältin.

Mit einer durchdachten Mandantenaufnahme sparst du dir und deinem Mandanten kostbare Zeit – und sorgst von Anfang an für klare Verhältnisse. Gerade in der heutigen, schnelllebigen Zeit, in der Rechtsfragen immer komplexer werden und sich häufig ändern, ist das ein entscheidender Vorteil. So kannst du dich voll auf die eigentliche Arbeit konzentrieren: die bestmögliche Vertretung deiner Mandantschaft.